Outlook 2010如何保留服务器邮件？-凌峰创科服务平台

核心概念：IMAP vs. POP3

在开始设置前,请理解两者的区别：

POP3 (Post Office Protocol 3)：
- 默认行为：邮件从服务器下载到你的 Outlook 客户端。
- 服务器邮件：默认情况下，邮件会从服务器上删除，以节省空间。
- 适用场景：如果你只在一台设备上管理邮件，并且希望将邮件完全存储在本地，POP3 是一个选择，但它不适合多设备同步。
IMAP (Internet Message Access Protocol)：
- 默认行为：你在 Outlook 中的操作（如阅读、删除、移动到文件夹）会实时同步到邮件服务器。
- 服务器邮件：邮件始终保留在服务器上，除非你手动将其删除。
- 适用场景：如果你想在多个设备（电脑、手机、平板）上访问和管理邮件，并且希望所有设备上的状态保持一致，必须使用 IMAP，这也是实现“保留服务器邮件”的最佳方式。

如果你已经通过“添加新账户”向导设置了账户，但当时用的是 POP3，可以按以下步骤将其更改为 IMAP。

步骤 1：获取正确的 IMAP 服务器信息

在修改设置前,你需要从你的邮件服务提供商（如 Gmail, Outlook.com, 公司 IT 部门等）获取以下信息：

Outlook 2010如何保留服务器邮件？-图1

步骤 2：在 Outlook 2010 中更改账户设置

打开 Outlook 2010。
点击顶部菜单栏的 “文件”。
在左侧菜单中,选择 “信息”。
点击 “账户设置” 按钮，然后选择 “账户设置...”。
在弹出的“账户设置”窗口中，选中你想要修改的那个账户，然后点击 “更改...” 按钮。
现在你将进入账户编辑界面,将设置更改为 IMAP：
- 您的姓名：输入你希望显示的名字。
- 电子邮件地址：确认你的邮箱地址。
- 接收邮件服务器：填入你获取到的 IMAP 服务器地址 (如 imap.gmail.com)。
- 发送邮件服务器 (SMTP)：填入你获取到的 SMTP 服务器地址 (如 smtp.gmail.com)。
点击下方的 “其他设置...” 按钮，这是最关键的一步。
在“其他设置”窗口中，切换到 “发送服务器” 选项卡：
- 勾选“我的发送服务器 (SMTP) 要求验证”。
- 确保“使用与接收邮件服务器相同的设置”被选中。
- 点击 “确定”。
返回到账户编辑主界面,点击 “下一步”。
Outlook 会测试你的账户设置，如果信息正确，它会显示“恭喜”消息。
点击 “完成” 保存所有更改。

步骤 3：验证文件夹同步

更改后,Outlook 会开始同步服务器上的邮件，请耐心等待，特别是如果你有大量邮件，你会看到服务器上的文件夹（如 "Gmail" 下的 "已发送邮件"、"已删除邮件" 等）被同步到 Outlook 的左侧导航栏中。

如果你因为某些原因必须使用 POP3，也可以通过一个特定设置来强制保留服务器上的邮件。

注意：这种方法有局限性，它只在“从服务器删除邮件”时起作用，无法实现多设备同步。

按照方法一的 步骤 1-5 打开账户的“更改账户”界面。
点击 “其他设置...”。
在“其他设置”窗口中，切换到 “高级” 选项卡。
在“服务器端”部分，勾选 “在服务器上保留邮件的副本”。
（可选）你可以设置一个天数，在服务器上保留邮件的天数为：30”，勾选此选项后，超过天数的邮件会自动从服务器删除，如果不勾选，邮件会永久保留在服务器，可能导致邮箱空间用尽。
点击 “确定”，“下一步” -> “完成”。

为什么此方法不推荐？

邮箱空间：使用 IMAP 并保留所有邮件会快速消耗你的邮箱配额，请定期清理不需要的邮件，或者联系你的服务提供商申请更大的空间。
文件夹管理：IMAP 会将服务器上的文件夹结构同步到 Outlook，在 Outlook 中创建的新文件夹（只要不是在“个人文件夹”下）也会同步到服务器。
“已删除邮件”文件夹：IMAP 的“已删除邮件”行为是“软删除”，邮件被删除后会进入服务器的“垃圾箱”或“已删除邮件”文件夹，并且通常会在 30 天后自动永久删除，如果你希望永久删除，需要在 Outlook 的“已删除邮件”文件夹中再次执行“清空”操作。
密码和安全：对于像 Gmail 这样的现代服务，你可能需要在账户设置中启用“较不安全的应用访问”或使用应用专用密码，请参考你的邮件服务商的帮助文档。
性能：如果你的邮箱非常大，首次同步 IMAP 账户可能会花费很长时间，并可能导致 Outlook 短暂响应缓慢。

目标	推荐方法	说明
在多设备上同步邮件	使用 IMAP	最佳选择，邮件始终在服务器上，所有设备状态实时同步。
仅在一台设备上保留服务器副本	使用 POP3 并勾选“在服务器上保留邮件的副本”	不推荐，功能有限，无法同步文件夹和删除操作，容易导致混乱。