我们需要明确“服务器”指的是哪里，通常有以下几种情况：
- 邮件服务器：这是指您接收和发送邮件的服务器，Microsoft 365 (Exchange)、Google Workspace (Gmail) 或其他公司的邮件服务器，将邮件保存在这里，意味着它可以在任何设备上访问。
- 文件服务器/共享网络位置：例如公司内部的一个网络驱动器（如
\\ServerName\ShareName），将邮件保存到这里是为了团队共享或作为长期档案。 - 云存储服务：OneDrive、SharePoint 或 Dropbox，这是一种现代的、灵活的保存方式。
下面我将根据不同的 Outlook 版本和场景，为您提供详细的操作指南。
使用 Outlook 桌面版 (Microsoft 365 / Exchange 账户)
这是最常见的情况,您的邮件已经存在于 Exchange 服务器上，但您可能想进行更精细的管理，比如创建额外的文件夹并保存邮件到这些服务器文件夹中。
方法 1：直接拖拽到服务器文件夹 (最简单)
这是最直观的方法。
-
确保您看到的是服务器文件夹：
（图片来源网络，侵删）- 在 Outlook 左侧的导航窗格中，找到您的邮箱名称（通常是您的邮箱地址）。
- 展开“可移动文件夹”或直接在邮箱下方的文件夹列表中，您看到的任何文件夹，如果前面有一个小日历或联系人图标，通常都位于服务器上，而名为“个人文件夹”(.pst) 或“存档文件夹”(.ost) 的则位于您的电脑本地。
-
执行拖拽：
- 打开收件箱,找到您想保存的邮件。
- 用鼠标直接将该邮件拖拽到左侧导航窗格中的服务器文件夹（您可以创建一个名为“重要项目”或“存档2025”的文件夹）。
- 当您看到文件夹高亮显示时,松开鼠标，邮件就会被移动到服务器上。
优点：简单快捷，无需任何设置。 缺点：操作比较零散，不适合批量处理。
方法 2：使用“规则”自动保存邮件 (最强大)
如果您希望将特定发件人、特定主题或特定内容的邮件自动保存到某个服务器文件夹，规则是最好的工具。
-
创建规则：
（图片来源网络，侵删）- 在“开始”选项卡中，点击“规则” -> “管理规则和通知...”。
- 在弹出的窗口中,点击“新建规则...”。
-
设置规则条件：
- 从模板列表中选择“将邮件从某人或发件人群组移至文件夹”或“通过使用模板处理邮件”。
- 点击“下一步”。
- 在“步骤 2：编辑规则条件”中，设置您的条件。
- 勾选“发件人为个人或公共联系人列表”，然后点击下方的链接，选择特定发件人。
- 勾选“主题包含特定词语”，然后在下方的框中输入关键词。
- 勾选“邮件正文包含特定词语”等。
- 在下方的“步骤 2：编辑规则操作”中，勾选“将它移至指定文件夹”。
- 点击下方的链接,选择或创建一个位于服务器上的文件夹。
-
完成并启用规则：
- 点击“下一步”，可以添加例外（可选）。
- 为规则命名,自动保存老板邮件”。
- 确保“立即对此文件夹中的邮件运行此规则”被勾选，然后点击“完成”。
- 返回到“规则和通知”窗口，确保新创建的规则被勾选，然后点击“确定”。
优点：自动化，一劳永逸，非常适合处理大量邮件。 缺点：需要前期设置。
方法 3：手动移动邮件到服务器文件夹 (最常用)
如果您想把收件箱里的某几封邮件手动归档。
-
创建服务器文件夹：
- 在 Outlook 左侧，右键点击您的邮箱名称 -> “新建文件夹”。
- 为文件夹命名,按回车键，这个新文件夹会自动创建在服务器上。
-
移动邮件：
- 在收件箱中,选中您想保存的邮件（可以按住
Ctrl键多选）。 - 用鼠标右键点击选中的邮件,选择“移动到文件夹...”。
- 在列表中选择您刚刚创建的服务器文件夹,点击“确定”。
- 在收件箱中,选中您想保存的邮件（可以按住
优点：目的性强，操作清晰。 缺点：需要手动执行，无法自动化。
使用 Outlook 桌面版 (POP3/IMAP 账户，如 Gmail、Yahoo 等)
对于这类账户,情况有所不同，默认情况下，IMAP 账户的邮件也保存在服务器上，但 POP3 账户通常下载到本地。
方法 1：对于 IMAP 账户 (如 Gmail)
IMAP 的设计理念就是“邮件始终在服务器上”，您在 Outlook 中的所有操作（移动、删除、标记已读）都会同步到服务器。
- 操作方式：与场景一中的方法完全相同，直接在 Outlook 中创建文件夹、拖拽邮件或使用规则，邮件都会保存在服务器上，并在您的网页版 Gmail 或其他设备上可见。
方法 2：对于 POP3 账户 (较老的方式)
POP3 默认会将邮件从服务器下载到您的电脑，并在服务器上删除，要让邮件保存在服务器上，需要修改设置。
- 修改账户设置：
- 点击“文件” -> “账户设置” -> “账户设置...”。
- 选中您的 POP3 账户，点击“更改...”。
- 在弹出窗口的底部,找到“其他设置...”并点击。
- 切换到“高级”选项卡。
- 在“服务器端”部分，勾选“在服务器上保留邮件的天数”，并设置一个天数（例如30天）。
- 点击“确定”保存所有设置。
重要提示：这只能让邮件在服务器上保留一段时间，而不是永久保存，最好的做法是联系您的邮件服务提供商，询问是否可以将账户更改为 IMAP 协议，以便更好地实现多设备同步和服务器存储。
将邮件保存到本地文件 (作为服务器之外的另一种选择)
有时候用户说的“保存到服务器”其实是想“长期保存邮件，以防邮件箱爆满”，这时，将邮件导出为本地文件是一个非常好的选择。
-
选择邮件：
在 Outlook 中，选中您想保存的一个或多个邮件。
-
另存为：
- 点击“文件” -> “另存为”。
- 您可以选择将邮件保存为：
- .msg：这是 Outlook 的原生格式，保留了邮件的所有属性（附件、格式等），双击即可用 Outlook 打开。
- .txt：纯文本格式，最小化，但会丢失所有格式和附件。
- .html：网页格式，保留大部分格式，但附件会丢失。
-
选择保存位置：
- 在“保存类型”中选择您想要的格式。
- 在顶部的“保存位置”中，您可以导航到您的文件服务器或OneDrive等云存储位置，然后点击“保存”。
优点：
- 邮件完全脱离邮件服务器,节省邮箱空间。
- 文件格式独立,便于长期归档和搜索。
- 可以保存到任何您想要的位置（包括网络共享盘）。
缺点：
- 邮件不再在邮件客户端中统一管理,需要手动查找文件。
总结与最佳实践
| 您的需求 | 推荐方法 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 在邮箱内整理邮件，方便在任何设备上查看 | 方法1 (拖拽) / 方法3 (手动移动) | Exchange/IMAP 账户，日常邮件归档。 |
| 自动处理特定邮件（如来自老板的邮件） | 方法2 (创建规则) | Exchange/IMAP 账户，需要自动化工作流。 |
| 长期保存邮件，并节省邮箱空间 | 场景三 (另存为文件) | 适用于所有账户，特别是需要创建离线档案时。 |
| 让 POP3 邮件在服务器上多留一段时间 | 修改 POP3 账户设置 | 临时解决方案，强烈建议改为 IMAP。 |
核心建议：
- 首选 IMAP：如果您还在使用 POP3，请尽快联系您的 IT 部门或邮件服务商，将账户切换到 IMAP，这是现代邮件同步的标准。
- 善用服务器文件夹：充分利用 Exchange 或 IMAP 提供的服务器端文件夹功能进行邮件分类，这比将邮件下载到本地更安全、更灵活。
- 规则是利器：花几分钟设置规则，可以为您未来节省大量手动整理邮件的时间。
希望这份详细的指南能帮助您顺利地将 Outlook 邮件保存到您想要的位置！
